A Importância da Comunicação nas Empresas

Reconhecendo a Importância da Comunicação nas Empresas

“Nenhum homem é uma ilha, completo em si próprio; cada ser humano é uma parte do continente, uma parte de um todo”. Com base nesta afirmação, creditada a Jonh Donne, é possível afirmar que a comunicação é o grande fator de sucesso para o convívio interpessoal da humanidade. É através dela que as atividades humanas podem resultar em sucesso ou frustração, dependendo da forma como é utilizada e interpretada. Pelo fato de que a comunicação vem carregada de sentimentos e percepção de vida, muitas vezes não transmite o que realmente se pretende. Outras vezes, podem não ser recebidas e interpretadas de forma correta, havendo no meio do caminho uma distorção oriunda de fatores internos e externos ao indivíduo, que envolve inclusive, o ambiente em que ele está inserido ou desenvolve suas atividades.

A comunicação pode ser definida como transmissão de informações de uma pessoa para outra, é o ponto que as liga para que compartilhem sentimentos e informações (REGATO, 2008, p. 103), podendo ser expressa de forma verbal e não verbal obedecendo a um processo básico e estruturado através dos conceitos de Emissor, Código, Mensagem, Receptor e Resposta (Feedback).
Outro detalhe a ser observado neste processo, em caso de insucesso, é a questão das barreiras ou ruídos na comunicação, que pode resultar em interferência total ou parcial da compreensão da informação que foi transmitida.

E por que é importante saber se comunicar ?

A importância da comunicação nas empresas é necessária, uma vez que a comunicação é a chave para o relacionamento humano. Ela está diretamente ligada ao sucesso da gestão de processos da empresa, possibilitando uma compreensão absoluta do negócio, das metas, da visão, da missão, entre outras ferramentas de administração e controle, não permitindo interpretações ambíguas.

O mundo corporativo deve se atentar as novas maneiras que ocorre a comunicação nas empresas. De posse e controle de novas tecnologias, o gestor de negócios deve ser capaz de conhecer e identificar todo o processo que envolve a comunicação, com o objetivo de desenvolver estratégias, metas e controles, para que os riscos sejam minimizados e os valores agregados sejam reconhecidos pelos consumidores e usuários dos produtos ou serviços oferecidos.

A Influência da Tecnologia 

Com o avanço da tecnologia da informação, os canais de comunicação modernos tornaram-se populares de forma inimaginável na última década. Os canais que antes exigiam atenção por parte das empresas, como por exemplo, carta, revista, jornal e rádio, hoje já não são o foco principal das estratégias de marketing entre empresa e clientes. Pois para atrair clientes em potencial os meios de comunicação mais utilizados atualmente são E-mails, WhatsApp e abordagens nas mais diferentes plataformas de redes sociais.

No ambiente profissional, independente da natureza do negócio, há uma grande insegurança quando o assunto é a comunicação organizacional, que compreende desde o trato com o cliente (comunicação externa) até a gestão interna corporis (comunicação interna) da empresa. Todos os envolvidos neste processo devem encontrar um padrão pra que possam receber a informação proveniente dos mais diversos canais de interação e realizar o tratamento adequado com o objetivo de tornar mais pessoal e satisfatório o relacionamento entre os envolvidos no sistema.

Comunicação e Tecnologia

Vivemos um momento promissor referente a tecnologia da informação, que facilita a administração de várias situações que envolvem o setor econômico mundial. Existem ferramentas que ultrapassam a expectativa do gestor empresarial e são capazes de reduzir, e até mesmo zerar, as questões que resultam em erros e frustrações causadas pela falta de conhecimento do processo de comunicação. 

Um sistema de gerenciamento interna corporis bem estruturado, sem dúvidas eleva o nível na qualidade da comunicação entre todos os envolvidos no processo, gerando maior satisfação no ambiente de trabalho, refletindo diretamente na qualidade do produto ou serviço oferecido. Este resultado, fruto da inteligência digital, proporciona ao processo de negócio uma análise precisa das informações geradas pelos mais diversos canais de relacionamento, possibilitando o envio, o recebimento e um feedback de qualidade, eliminando ruídos ou qualquer outra situação que possa gerar desconforto ou até mesmo um conflito de gestão.

Atualmente o mundo dos negócios está ligado diretamente ao avanço da tecnologia, com investimentos na área da tecnologia da informação e comunicação. Conforme divulgação de vários sites especializados na área, os gastos mundiais com tecnologia atingirão US$ 4,2 trilhões em 2021, o que representa um aumento de 8,6% em relação ao ano passado, segundo aponta uma pesquisa divulgada pela Gartner.

Softwares: Eles Ajudam na Comunicação Empresarial?

Com a finalidade de garantir uma comunicação de qualidade em tempo real, objetivando atender as necessidades dos clientes e da empresa, cresce neste ambiente de inteligência artificial os serviços de Help Desk e Service Desk, principalmente devido ao cenário atual de pandemia (Covid-19) e suas consequências. Com a popularização do trabalho em home office estes serviços estão cada vem mais em evidencia no mercado tecnológico.

Os conceitos de Help Desk e Service Desk, exigem um pouco de atenção na hora de identificar e priorizar a necessidade de sua contratação. Especialistas são unânimes em afirmar que são plataformas de serviços diferentes, porém se completam extraordinariamente.

De forma resumida, o primeiro refere-se ao suporte técnico dos sistemas de informática, destinado principalmente a atender de forma reativa e corretiva aos chamados relacionados ao funcionamento do sistema de TI entre empresa e o suporte técnico deste sistema. Já o segundo possui conotação mais ampla e está diretamente ligado com a gestão de processos da empresa, apresentando além da possibilidade de solucionar problemas relacionados a TI. Mas também um ambiente que permite colher as informações e acompanhar em tempo real, processos, compromissos e objetivos do negócio. Oferecendo uma interface operacional de fácil compreensão, com demonstrativos analíticos de desempenho através de relatórios e Dashboards personalizados.

O que esperar desses softwares de comunicação interna e externa?

A utilização das plataformas tecnológicas de Help Desk e Service Desk permite que a empresa compartilhe as informações internas e externas de forma padronizada, reduzindo absurdamente os equívocos causados pela falha de comunicação a nível operacional, tático ou estratégico da organização. Estas plataformas digitais influenciam diretamente na  comunicação nas empresas com o público externo e interno. Isso acaba se tornando um diferencial estratégico do negócio, agregando valor ao produto ou serviço oferecido, destacando-se positivamente no cenário econômico e tecnológico cada vez mais competitivo.


REFERÊNCIAS
REGATO, Vilma Cardoso. Psicologia nas organizações. 3 ed. Rio de Janeiro: LTC, 2008.